怎样加强旅行社应收帐款的管理

旅游业是一个集食、住、行、游、购、娱于一体的综合性经济产业，为了满足旅游者的各种需求，客观上要求有饮食、住宿、交通、文化娱乐、景点以及旅游纪念品和其它日用商品的生产与销售等综合性设施来保证，即必须组成一个综合性的旅游服务系统。

旅游服务系统的综合性的客观要求，决定了旅行社的应收帐款具有多方面性。多面性表现在：一、旅行社除了在营业厅接收散客出游之外一般情况下需要开拓一些大型企业客户，这些大型企业为了给员工提供较好的福利政策，以体现企业的凝聚力，一般都会定期组织员工外出养，而旅行社为获得客源，同时也为了体现自己的实力和信誉，往往会采取先旅游，后收款或先预收部分款，待旅游结束后，无质量问题再结清尾款的办法，从而形成旅行社的应收账款；二、外地旅行社（简称组团社）组团到本地来旅游，交本地旅行社（简称地接社）接待，组团社往往让导游带部分备用金，先预付一些门票费、住宿费及交通费，余款待旅游行程结束后，再结清。有的时候组团社会借用各种理由，比如住宿不达标，餐饮不卫生，旅游车不够档次等，拒绝全部付款。地接旅行社为了稳定客源，增加市场份额，也只能“不得已而为之”，形成旅行社与旅行社之间的应收账款。据统计，这部分应收账款占旅行社应收账款总量的80%以上。

怎样加强管理应收帐款，有以下五条措施：

一、加强业务部门销售环节的管理

因旅行社业务部门直接同客户打交道，对客户比较了解，站在销售的角度加强旅行社应收帐款的管理更具现实意义，可以从源头控制应收帐款的发生及扩大，业务部门销售环节应收帐款的管理应从以下几方面着手：

(1）配合公司制定的信用政策，做好挂帐客户的资信调查工作，了解客户的财务状况、经营能力、以往的业务记录、付款信誉等是否符合公司的规定。

(2）对应收帐应落实责任到人，各业务人员经办的业务各自负责并与其经济效益挂购，对于逾期应收帐款的业务部门和相关人员，旅行社应当在内部以恰当方式予以警示，接受员工的监督。对于造成坏帐损失的，应按照内部管理制度扣减其奖励工资乃至处分。

(3）建立挂帐审批制度，强化销售管理。所有的挂帐业务均需经过有审批资格的相关人员审批后方可执行，可按照业务量大小及管理的方便，赋予不同级别的人员不同金额的审批权限，各经办人员只能在其权力范围内审批，超过的必须请示上一级领导审批同意。

(4）根据资信调查结果确定挂帐金额的大小和期限的长短。比如旅行社规定当年应收帐款的回收率为90%，则应确定各个挂帐客户的最大挂帐金额并予以分配落实，以便随时查看挂帐金额有无超过，同时规定挂帐的期限一般不超过三个月。

(5）每笔挂帐业务应及时进行确认核实并及时上报财务部门进行核算入帐，防止应收帐款的盲目扩大。

(6）挂帐时应签订书面的挂帐协议，协议内容包括：挂帐限额、挂帐期限、有效期、挂帐年底清帐、逾期不还的处理办法，以便为以后出现纠纷时提供法律依据。

二、制定正确合理的信用政策

旅行社应收帐款的增大与减少，取决于旅行社执行的信用政策及执行情况。当信用政策宽松时，应收帐款和旅行社的业务量往往增加，一方面导致团队毛利增加和市场占有率的扩大；另一方面也容易造成应收帐款回收的费用及坏帐损失的增加。当信用政策紧缩时，一方面可以减少
回收应收帐款的费用开支及坏帐损失的风险；另一方面却不利于团队毛利增加和市场占有率的扩大，为此各旅行社应从自身所处的市场条件及客户的资信状况出发，制定适当的信用政策。

制定适当的信用政策实际中运用最多的为信用五法：

(1）品德：满足信用义务的责任，最佳测试工具是客户以前的付款记录；

(2）能力：目前的收入满足信用义务的能力，主要通过查看客户的收入情况或现金流量情况来评价；

(3）情况：对宏观经济及行业情况的评价来察看对申请人信用的影响；

(4）抵押品：不付款状况下能收回的抵押品；

(5）资本：如果需要，用现有的资产满足信用义务的能力，可以通过察看净资产，即所有者权益净值来评价；在实际运用中对新客户应进行充分的资信调查，设法了解其资产状况，以便决定是否对其提供信用，对已经建立起来的客户，视其在公司输送客源中所占的比例及付款信誉决定其是否提供信用或缩减信用范围规定信用条件等。同时国外客户的信用要求比国内客户的要求高，因国外收款不便、私人旅行社成份较高、企业法规不同，一旦收不回来基本上就成死帐。国内客户如收不回来可以通过冲款或法律手段来收回团款。

三、完善旅行社应收帐款的内部控制制度

旅行社要贯彻执行不同的职能分别由不同的人员和部门负责，建立岗位和人员负责制，做到责任明确、分工具体、各司其职，以此互相监督应收帐款的回收和清理工作，具体应做到以下几点：
(1）应收帐款的挂帐单位的审批应高度集中，业务部门应写明挂帐单位的名称，挂帐金额，挂帐期限等报公司主管领导审批，同意后方可挂帐，否则应予以现收。

(2）业务部门应根据旅游接待计划书上的内容，及时编制应收帐款结算单或报价书。

(3）财务结算人员凭业务部门转来的结算单或报价书，对照旅游计划、协议及相关价格进行审核，审核完毕后予以确认，并将此帐单传对方单位予以确认盖章回复后方可入帐。

(4）应收帐款的收款及开票工作应由出纳人员办理，并将收款凭证交会计人员记帐，以便及时清理已收到的应收帐款。

(5）对应收帐款产生的坏帐，应及时报批处理，报批处理时应注明单位、金额、坏帐原因及坏帐的项目等，报批权也应高度集中，已转销的坏帐也需在备查薄中登记，使其处于财务控制之下。

(6）应收帐款的回收工作应具体落实到人，谁销售做团谁负责回收应收帐款。

四、加强会计核算和监控工作

(1）旅行社会计核算主要是计算团队毛利及管理好往来帐，最重要的是应收帐款的管理。所以应按照客户单位设应收帐款台帐，详细反映各业务部门及各个客户应收帐款的发生、增减、余额及每笔帐龄等财务信息。

(2）对挂帐业务及时进行会计核算，定期编制应收帐款净额表，包括团号，金额，挂帐期限，销售人员及须抵冲的应付帐款。并每月将此报表反馈给各业务部门及有关人员，同时上报主管领导，以使对应收帐款引起足够的重视。并对应收帐款作帐龄分析，结合协议内容，提请有关部门和人员采取相应的措施，减少坏帐的产生。

(3）财务结算人员定期及时向挂帐客户寄送对帐单和催交欠款通知书。对未超过期限的，须经常予以核对双方往来帐，主要是获得双方销售人员确认、财务认可盖章的确认书，作为双方对帐的原始凭证，为以后收款提供依据。对超过期限的挂帐客户，在发出对帐单的同时，分发催交欠款通知书，及时催收欠款，各销售人员应积极配合财务人员做好此项工作。

(4）及时对应收帐款进行清理工作。通过对应收帐款的帐龄分析结合挂帐客户的基本情况，有针对性地督促财务和销售人员加紧催收，特别是一些信誉较差的、欠款时间较长的、金额较大的客户。

(5）每年年终时，必须安排专人全面清查应收帐款，并与债务人核对帐户余额，并收回款项。对收不回来的应收帐款，分析原因，提出建议，报告公司领导按内部规定予以财务处理。

五、制订合理的收款政策

旅行社应按照旅游市场和企业自身的状况科学地制订应收帐款收款政策，确定合理的程序和方法。一般来说最好信用客户按协议付款，而且付款迅速，不用催收。少数挂帐客户将被证实是赖帐之徒，收回欠款的可能性非常之小，如何成功地与介于这两种客户之间的信用客户打交道是制订合理的收款政策的关键。收款过程所要遵循的一系列特定步骤，取决于账款帐龄期限、欠款数量的大小以及其他因素，典型的收款过程可包括以下步骤：

(1）传真：是无声的催收方法，表示友好的提醒，如果还未付款再发，措辞可变为严厉一点。

(2）电话：是有声的催收方法，在发出最初几次传真后催收，如果有困难，可以提出折衷办法，付一部分款比一点不付要好。

(3）上门催收：是面对面的催收方法，在传真电话催收无果情况下，只能派出销售人员及财务会计上门催收，一般来说，人来了总得意思一下付款，这种效果较好。

(4）诉讼程序：如果以上都不能催收到款，且数额相当大，可以采取必要的法律行为来获得不利于债务人的诉讼，前提是此笔债务必须经过双方确认盖章认可。
从以上不难看出，收款过程本身是成本付出过程，从上到下成本费用的付出越来越高，所以催收应收帐款的过程应有的放矢、应地制宜，制定出行之有效的方法来。

综上所述，要及时收回和减少应收帐根本出路是在当前旅游经济环境中旅行社必须加强市场调查，增加旅游产品的花色品种，强化企业的经营管理，生产出能让旅游者满意的产品来，扩大销售渠道，争取采用现销方式销售产品。同时应加强内部管理，运用合理的信用政策及收款政策来管理应收帐款。